こんにちは、つい最近とある場所で昔の知り合いに声をかけられてめちゃくちゃびっくりした田中誠人です。前に会った時はマスクしていなかったのに……しかも約2年ぶりなのに……よく分かりはったな！、とただただ感心するばかりです…うん、自分にはできない！
メールで気を付けること
みなさんはビジネスメールを書かれる時に気を付けておられることはございますか？私は以下の点を心がけています。
・伝えたい要点をはっきりさせる(太字・強調色等も使用)。
・読みやすいよう適度なところで改行や改段落を行う。
・クッション言葉の使用を意識し、攻撃的・高圧的な文章にならないようにする。
まぁ普通ですよね！ところが、会社のメールルールでは、
・メールの内容は要点のみに絞ること！
⇒うん、私が気を付けている点の一つ目と一致！
・「お疲れ様です」や「おはようございます」等の挨拶は削ること！
⇒え、削っちゃうんですか……？私は8割程度のメールに付けていますね。
・クッション言葉もなるべく使わないこと！
⇒私はめちゃくちゃ使ってるんですケド！？
と、私の心がけとは割と逆の方針になっています(;^_^A
確かに、1日仕事をするうえでメールに費やす時間はそれなりにありますよね。多い方だと数十通、場合によっては百通以上メールを書かれているのではないでしょうか。そういう方々にとって、上記の会社ルールを適用すると、入力する文字数や推敲する時間も減りますので、作業効率が上がってハッピーになれますね！！！
やったー！！！
でも本当にそうでしょうか……？(ﾟДﾟ;)
あなたはどっちを選ぶ！？
私のもとに届くメールには、結構用件だけがストレースに書かれているメールもあり、ひどいものだと「●月■日までに急ぎあの資料を作成してください」とだけ書かれているメールもあります。受け取った側はどう受け取るでしょうか？事前にそういう資料作成依頼が別の場であったとしたら、「あぁ、あの話か。期限を指定してきたんだな。」とある程度前向きに捉えられるでしょうが、初めて聞く場合は「いきなりなんやねん！あの資料ってなに？そもそもそれが人にモノを頼む態度かっ！？」と、ついついイラっとしてしまうことがありませんか？
一度こじれてしまった関係を良好な関係にするためには、相当のパワーと時間を要するはずです。場合によっては二度と戻らないかもしれません……。メール省力化のために生じるリスク＋顕在化した関係修復のためのコストと、少し丁寧にメールを書くためのコスト、長期的に見ればどちらが大きくなるのでしょうか？私自身一通りの答えはないと思っています。メールが非常に簡潔でも、社内に広くかつ良好なネットワークを築いておられる方はたくさんいらっしゃいます。メールばかりがコミュニケーション手段ではありませんし、その人の人柄によるところも大きいと思われます。一方で、メールは丁寧でも陰口を叩かれたり、評価があまり芳しくなかったりする人もおられます。
うーん、メールって案外難しい。というより人のコミュニティって時々面倒くさい。
率直な感想です。え？こんなしょうもないことをいちいち気にしているお前が一番面倒くさいって……？(´；ω；`)ｳｩｩ
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執筆者
田中 誠人｜中小企業診断士
Tanaka Masato
大手流通小売業における経営企画業務、大手ビジネスチェーンの事業企画・新規開発、大手製造業における事業企画と幅広い業種の経営に関する経験を持つコンサルタント。 特に管理会計、ファイナンスに強みを持つ一方で、現地現物主義をモットーにしている。歴史と旅行が趣味なシティボーイ？
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