初めまして、製造業で研究開発しつつ経営コンサルタントや整理収納マネージャーなどをパラレルワークしている、数本と申します。
今後、パッと明るくなる話題を提供していきたいと思います。
本日は作業効率をアップさせる話です。
実践するだけで、おおよそ年間12時間はムダ時間が削減できます。
さて、事業所で働いている皆様、机の上を見てください。
どうですか？
机の上の作業をするところ、つまり天板ですが、50%くらい見えていますか？
見えていない人は要注意です。
50%天板が見えていない状態は散らかっている状態といえます。
散らかっている机は三つのデメリットがあると言われています。
１．作業効率の低下
さあ、仕事をしよう！と気合をいれて仕事に取り掛って気分が乗ってきたところ、いつも使っているペンはどこにいったんだろ？そんな経験あると思います。
直ぐに物が出せない状態にあると、作業途中に物を探す行為が挿入され、作業が中断されます。
作業が中断したあと、再度集中するには時間がかかりますよね。
２．注意力・集中力の低下
人の目は意識をしていなくても、情報を取り込んでいます。
常に仕事をしている目の前に物が多いと、なすべきこと以外の情報が常に流れ込んできます。知らず知らず疲れがたまる空間となっているわけです。
また、重なった書類…いつか雪崩が置きそうだ、と気にしながらでは、目の前の仕事に集中できませんよね。
３．周囲からの評価の低下
第3者の目線で自分の机を見てください。
散らかっている机の人に仕事を任せようという気分になれますか？
圧倒的なカリスマや能力の高い人の場合、その散らかった机すらもプラスに転ずることがあるので、こういった人は除外します。（ちなみに散らかっている方が創造力が増すという話もあります。人の脳は不思議ですね）
ミシガン大学の研究では整理整頓された研究室とそうでない研究室の評価をしたところ、そうでない、つまり散らかった研究室の方が不誠実といった評価がされる傾向があるとのことです。
一般的には評価は下がってしまうようです。
しかし、進行中の資料、重要書類など、企業では廃棄できない書類や備品が多くあります。それらを全て捨てろ。という訳ではありません。
捨てるべき・どけるべきは以下の3つです。
確実に必要でない物
使えなくなったペンなど、使用不可なもの。意外とあります。
使用しないのに展示会とかでもらったノベルティ。使っていないものはあげるか捨てましょう。
今必要でないもの（年1回使用する）
自分が持っていても仕方ありません。共有の書庫、保管庫へ移動です。
過去の参考書、資料。情報が古い可能性があります。
ベテランなのに、新入社員時にもらった資料。新入社員にあげましょう。今の自分のレベルにはあっていません。
よくわからない物
これ、なに？という物は一定数あります。人に聞いて分からなければ、廃棄です。なにかの部品の一部ということもありますので、面倒くさがらず、関係者全員に確認するのが好ましいです。
とはいえ…
どういった基準で捨てればいいのか分からない、いつか使うから、と言って残すのも一つのリスク管理です。
そこで、とっておきの方法をお教えします。
期限を区切る
多くなりがちなのが、資料です。機器の取扱説明書や仕様書、質問表などは俯瞰して見やすいように紙ベースで保存されていることが多いです。それはそれはいいのですが、かさばりがちですよね。
例えば、あるプロジェクトが終了して、1年間は質問やトラブルが多いとします。
1年後、2年後も大事に自分の机に置いておく必要はありません。
1年なら1年と期限を区切り、共有の書庫に保管します。
これにより、自分の手から離れた開放感とともに、机の引き出しや天板が広がります。そこに新しいプロジェクトの資料を置きましょう。
そもそも自分だけがプロジェクトの資料がどこにあるか知っているかというのも非効率ですね。
データ化する
捨てられない物の筆頭に名刺があります。
その名刺…、最後にいつ見ましたか？
名刺フォルダは50音順で並べることが多いと思います。検索しやすくていいのですが、古い名刺も残ってきます。
そうすると、追加リフィルを購入して、名刺を入れて、リフィルを購入して…。キリがありません。
そこで、古い名刺、例えば、過去3年とか５年見ていない名刺は捨てます。
これで追加リフィルを購入せずに住み、消耗品費を押さえることができますね。
いやいや、それでも、いざという時に必要だ。と言う方もいると思います。
そんな時は名刺をデータ化して保存します。
これで、いざという時も安心です。
名刺管理アプリは無料が多いですし、認識性能も過去に比べ上がっていますので、検討するのも良いでしょう。
例えば、以下のアプリがあります。私はEightを使用しています。
- Eight – シェアNo.1名刺アプリ
- myBridge – 名刺管理アプリ by LINE
- Sansan – 法人向け名刺管理サービス
という訳で、作業効率アップとムダ時間削減についてお話させていただきました。
これだけで年間12時間の削減が可能になるということは…残業が発生していれば、その分の費用も下げられることができますし、従業員は自由時間が増えます。
その浮いた資金で新たな設備を購入して更なる作業効率アップを目指せるかもしれませんし、自由時間でこころのゆとりを持つこともできます。
全ての業種で活用できますので、是非とも実践くださいませ。
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執筆者
数本 優｜中小企業診断士
Sumoto Yu
/企業内整理収納マネージャー
/大阪府中小企業診断協会WBP研究会・代表
製造業で研究開発業務に携わり、自ら開発した機器は1年で市場に出た経験あり。一方で整理収納術の伝道師として、整理手法がわかりやすいと好評を得ている。
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